Hej, administrator!
Når uddannelsesinstitutioner forbereder sig på overgangen fra et akademisk år til det næste, er det vigtigt at have en klar og omfattende vejledning til administratorer. Denne artikel fungerer som en guide til perioden Back To School 24/25 og beskriver vigtige trin for en smidig integrationsproces.
Fra eksport og arkivering af tjenester til forberedelse af et nyt skoleår dækker vi de kritiske handlinger, der er nødvendige for at sikre, at dit læringsmiljø er klar til både sommerferien og det kommende semester. Uanset om det drejer sig om at administrere brugerkonti, opdatere kursusskabeloner eller håndtere ændringer i dit Management Information System (MIS) eller Student Administration System (SAS), giver denne vejledning den nødvendige indsigt til at navigere i procedurerne ved årets udgang og sætte scenen for et vellykket nyt skoleår.
Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte supportteamet via supportportalen.
INDHOLDSFORTEGNELSE
- Forberedelser til årets afslutning
- Forberedelser til et nyt skoleår/termin
- Generelle oplysninger om alle integrationer
- Hvordan håndterer man kurser?
Forberedelser til årets afslutning
Eksport/arkiveringstjenester
itslearning tilbyder en række eksport- og arkiveringstjenester. De tjenester i forbindelse med eksport og arkivering, som itslearning tilbyder, er anført nedenfor.
- Instruktioner for eksport til slutbrugere
- "Arkiv"-site
- Datawarehouse API med mulig konsulentbistand til at understøtte
- Eksport af IMS Common Cartridge
- Automatiseret eksport af uddannelsesdata til arkivsystemer (kursusplaner, karakterer osv.)
Kontakt din key account manager for mere information.
Forberedelser til et nyt skoleår/termin
Stop integrationen i sommerferien/skoleferien
Hvis du vil fastfryse indholdet i itslearning , som det er ved "årets udgang", uden at ændre brugeradgang eller indhold, er der to måder at gøre det på:
- Stop integrationen fra at køre efter den sidste undervisningsdag
- Slå en særlig funktion kaldet "Delay Delete" til for at udskyde eventuelle sletninger til en senere dag
Stop integrationen i sommerferien/skoleferien
Hvis du ønsker at beholde itslearning "som den er" på sidste skoledag, og du har en aktiv integration, kan vi deaktivere integrationen og forhindre den i at importere nye data. Det giver dig mulighed for at foretage nødvendige ændringer i dit MIS/SAS uden at overføre dem til itslearning.
itslearning vil indeholde alt indhold og alle brugere, som de er, når vi stopper integrationen. Integrationen vil derefter blive sat på hold, indtil du beslutter at genstarte den igen til efteråret.
Dette gør det muligt for alle studerende og undervisere at have adgang til deres kurser osv. i sommerferien. Men samtidig vil der ikke blive tilføjet nye brugere, grupper, hierarkier, kurser osv., selv om du foretager ændringer i dit MIS/SAS.
Bemærk! Hvis du ikke er sikker, skal du følge op med din MIS/SAS-leverandør om, hvordan du håndterer EOY/BTS, og om der er en særlig dato for at skifte fra "dette år" til et "nyt skoleår".
Slå "forsinkelse af sletning" til
For IMS Enterprise XML-baserede integrationer er en anden mulighed at bruge "Delay Delete" i vores IMSE-integration.
Ved at tilføje en periode med "forsinkede sletninger" vil alle sletninger, der skulle have været foretaget på grund af ændringer i din MIS/SAS, ikke blive overført til dit itslearning site, men vil ske i IMSE-importdatabasen.
Ved at slå "Delay delete" til kan du forberede et nyt skoleår længe før skoleåret starter, og alle brugere, grupper/hierarkier, kurser osv. vil forblive i itslearning , indtil "delay delete"-perioden er overstået. Samtidig vil alle nye brugere, grupper osv. blive tilføjet, når integrationen kører.
Når "Delay delete"-perioden er slut, vil alle sletninger, der er blevet udskudt i itslearning , finde sted.
"Delay Delete" sættes op med en startdato og en slutdato for at angive den periode, hvor funktionen skal være aktiv på integrationen. Den slukkes automatisk, når slutdatoen er nået.
Ulempen er, at lærerne kan forvente, at klasser osv. ændres, hvilket ikke sker, før forsinkelsesperioden er overstået.
Fordelen er, at alle brugere, grupper, hierarkier, kurser osv. er intakte i itslearning , mens den forsinkede sletteperiode er aktiv, og der tilføjes nye data.
Kontakt venligst supportteamet for at anmode om, at integrationen stoppes for sommeren, eller for at aktivere en "Delay delete"-periode. Hvis du vil udskyde sletningen, skal du angive en start- og slutdato.
Sommerskole?
Hvis du har aktiviteter i løbet af sommeren, som skal tages i betragtning, når du beslutter, om du vil deaktivere integrationen eller ej, så kan IMSE-integrationen ikke deaktiveres.
Eventuelle særlige sommerklasser, kurser osv. skal tilføjes som ekstra information i den datafil, der sendes til integrationen, ellers vil eksisterende brugere, klasser, kurser osv. blive slettet/arkiveret. Delay delete vil være en god løsning at slå til, mens sommerskolen er i gang.
Sådan håndterer du brugere/personer
Opret brugere manuelt, når du har en integration
Vi anbefaler aldrig at tilføje brugere manuelt, når du har en aktiv integration. Dette er for at undgå dobbelte brugerkonti. Hvis du opdager, at du har dobbelte konti, er det vigtigt at håndtere dem korrekt og rette dem så hurtigt som muligt for at undgå fremtidige problemer, hvor en studerende kan logge ind og bruge to forskellige konti.
Kontakt supportteamet så hurtigt som muligt, så vil de hjælpe/vejlede dig om, hvad der skal gøres for at løse problemet.
Bemærk! Undtagelser: ADMINISTRATORER/SYSTEMADMINISTRATORER
Hvis du vil oprette nye administratorer/systemadministratorer, kan disse brugere oprettes manuelt.
Det anbefales på det kraftigste, at de aldrig får tilføjet en synkroniseringsnøgle til deres brugere for at forhindre, at disse brugere bliver ændret af integrationen.
Generelle oplysninger om alle integrationer
Overgangen til et nyt skoleår kan medføre mange ændringer i de data, der sendes til itslearning via integrationen. De vigtigste dele er:
- Elever skifter klasse/niveau
- Ændringer i medlemskab
- Nye studerende/personale tilføjes
- Der oprettes nye klasser/elevgrupper
- Studerende/personale, der har forladt skolen og skal fjernes
- Hvis du bruger en kursusimport:
- Gamle kurser bør arkiveres
- Nye kurser bør oprettes
Bemærk! Tjek venligst, hvordan dit MIS/SAS håndterer "End-of-year" og "Back to school" (nyt år).
Store opdateringer/ændringer i datafiler: Sikkerhedsfilter ON/OFF?
For IMS Enterprise XML-baserede integrationer har vores importmotor en sikkerhedsmekanisme, som vi kalder et "filter". Filteret har et sæt parametre, der sikrer, at de data, der sendes til din integration, ikke indeholder for mange ændringer/afvigelser fra tidligere import og forhindrer, at disse ændringer automatisk opdateres på itslearning. Dette er for at undgå, at uønskede ændringer skaber problemer på dit itslearning site.
Hvis der er for mange ændringer/afvigelser i de data, vi modtager fra din integration - i forhold til den sidste import - vil importprocessen blive afbrudt, og du vil få besked via en statusmail med detaljer om, hvorfor importprocessen er blevet afbrudt. Vi anbefaler, at du har en modtager til denne e-mail i ferier.
Bemærk! itslearning anbefaler, at du altid har filteret slået TIL, så sikkerhedsmekanismen altid er aktiveret. Vi ændrer kun filterindstillingerne/slår filteret fra efter en dialog med dig, og hvis du har besluttet, at det er noget, du vil køre igennem.
Du bør altid tjekke den statusmail, der sendes ud efter hver integrationskørsel. Hvis der er problemer, skal du og integrationssupportteamet se nærmere på dem. Det kan være, at importprocessen er blevet afbrudt på grund af for mange ændringer/opdateringer eller for mange sletninger i forhold til de maksimale grænser, der er indstillet i filteropsætningen.
For alle integrationer gælder det, at ansvaret går begge veje:
- Du bør kontrollere, at de data, der sendes til din integration, altid er korrekte;
- itslearning skal levere de tekniske tjenester og sørge for, at de fungerer som forventet.
Datakilden, dvs. de data, der sendes fra dit MIS/SAS til itslearning, er dit ansvar. Det er kun dig, der kan afgøre, om de ændringer, vi modtager til din integration, er korrekte eller ej. itslearning "kun" importerer de data, der sendes. Vi kan ikke afgøre, om de data, vi modtager, er korrekte, men vi kan hjælpe dig med datatjek, før du beslutter, om du vil køre importen.
Kontakt vores supportteam via supportportalen , hvis du har spørgsmål om, hvorfor din integration er mislykkedes, eller hvis du har andre spørgsmål i forbindelse med din integration.
Nye vilkår for næste skoleår
- Nye termer skal defineres inden starten af det nye skoleår, hvis fravær skal bruges
- Vurderinger til midtvejs- og slutevalueringer skal tilføjes til betingelserne, hvis de skal bruges.
- Vurderinger af terminsadfærd skal tilføjes til vilkårene, hvis de skal bruges.
- Alt, hvad der skal tilføjes til vurderingsbrevet, skal være forbundet med vilkårene
Vi anbefaler, at begrebet og vurderingerne tilføjes til en skabelon og derefter skubbes ud til alle kurser, hvor de skal bruges. Så behøver underviseren ikke selv at tilføje det, og processen bliver korrekt.
Arkivering af gamle termer?
Termer fra sidste år kan arkiveres for at forhindre, at de er tilgængelige og giver anledning til misforståelser. Dette kan gøres, når du forbereder "End of year" og før sommerferien.
Som systemadministrator skal du gå til Admin/Terms og vælge, hvilke termer der skal arkiveres. Sådan gør du det:
Fra denne visning kan du vælge et begreb og derefter vælge "Arkiver". Du kan vælge og arkivere flere termer på én gang.
Hvis du har "termer", der er oprettet af integrationen, vil integrationen arkivere "gamle" termer, når du ændrer skoleåret i dit MIS/SAS, og de gamle termer ikke længere er til stede i datafilen.
Hvordan håndterer man kurser?
Kursusskabeloner skal opdateres
- Alle standardiserede kursusskabeloner, der indeholder termer og bruges af andre kurser, skal opdateres med de nye termer, og alle gamle termer skal fjernes.
- Hvis skabelonen indeholder en opsætning for evalueringer, skal du overveje, om den samme skal bruges, før du skifter til et nyt skoleår. Hvis der ikke er nogen ændringer her - behøver du ikke at gøre noget
- Hvis skabelonen indeholder en opsætning i Planner, skal du overveje, om den samme opsætning skal bruges, eller om du skal foretage de nødvendige ændringer i opsætningen, før du skifter til et nyt skoleår.
- Hvis du har ønsker om nye skabeloner, der indeholder kursusindhold, og som skal køres via integrationen, så kontakt os, så vi kan sætte det op, inden vi skifter til et nyt skoleår.
- Hvis du skal ændre, hvilket niveau der har de forskellige kursusskabeloner, skal disse ændringer foretages, før du skifter til et nyt skoleår. Kontakt os i god tid, før du planlægger at skifte til et nyt skoleår, da det kan tage lidt tid at opdatere skabelonerne efter dine ønsker.
Hvis du ikke har standardiserede kursusskabeloner, men gerne vil have dem, kan du kontakte din kontaktperson på itslearning , så hjælper vi dig med at oprette dem.
Kurser, der ikke er oprettet via IMSE-integrationen, men hvor du vil have integrationen til at oprette og opdatere
Hvis du har kodet eller vil have kodet særlige forløb, f.eks. holdforløb, klasseforløb osv., skal du gennemgå og overveje, om du vil have en ændring, eller om du vil have flere eller færre særlige forløb, som oprettes og opdateres via IMSE-integrationen. Disse skal så ændres, inden du skifter til næste skoleår, for at de kan behandles korrekt.
Vi kan hjælpe dig med at sætte integrationen op, så du kan oprette kurser, som ellers ikke kommer fra dit MIS/SAS. Kontakt din kontaktperson på itslearning, så svarer vi med et tilbud på dette og et overslag over de arbejdstimer, der er nødvendige for at give dig de ekstra/specielle kurser, du ønsker oprettet. Dette er en gebyrbelagt ekstra service, som vi tilbyder.
Arkivering af kurser
itslearning har en funktion, der hedder kursusarkivering. Når "Kursusarkivering" er slået til for dit websted, arkiveres alle kurser, der er oprettet af integrationen, automatisk, når den hierarkigruppe, som kurset er baseret på, fjernes fra den datafil, der sendes til integrationen.
- Du kan kontrollere, at "Kursusarkivering" er slået til og aktiv på dit websted. Du finder det under "Admin/Redigér globale indstillinger/Funktioner og sikkerhed/Synkronisering", som vist på billedet nedenfor:
Dette er en indstilling, der bør være slået til som standard. Hvis du ikke kan se ovennævnte indstilling, bedes du kontakte itslearning support, så hjælper vi dig med at slå den til. Det er en kombination af en "siteindstilling", der kun er tilgængelig for support, og en indstilling, der skal slås til via administrationsgrænsefladen for selve dit site. Vi anbefaler, at alle kunder, der har oprettet kurser via integrationen, holder kursusarkiveringsfunktionen aktiveret.
Følgende sker, når kursusarkivering er slået til, og et kursus arkiveres af integrationen:
- Kurser, hvor hierarkigruppen er blevet fjernet fra datafilen, vil blive løsrevet fra hierarkiet, og selve kurset vil blive lagt i "Kursusarkiv" (kurset er ikke længere aktivt). Du kan finde de arkiverede kurser i "Admin/Kurser" og kan søge efter kurser som normalt, men du skal markere "Arkiverede kurser" for at få et søgeresultat.
- Hierarkisynkronisering fjernes fra kurset. Alle tidligere synkroniserede deltagere vil blive konverteret til manuelt tilføjede deltagere i kurset.
- Undervisere kan stadig få adgang til det arkiverede kursus og kan kopiere indhold fra kurset.
- De studerende kan stadig få adgang til det arkiverede kursus for at se, hvad de har lavet, eller kopiere det indhold, de har brug for, fra andre kurser.
- Arkiverede kurser kan "afarkiveres" fra kursusarkivet.
Eventuel hierarkisynkronisering vil ikke blive genoprettet på denne måde.
- Et arkiveret kursus vil stadig være arkiveret, selv om den hierarkigruppe, som kurset oprindeligt blev oprettet fra, igen indgår i den datafil, der sendes til integrationen. Hvis det sker, vil kurset blive forbundet med et nyt hierarki igen og blive synkroniseret med nye deltagere (eventuelle gamle deltagere vil også være der). Selve kurset flyttes IKKE ud af kursusarkivet og skal "afarkiveres" manuelt. IMSE-integrationen har ingen mulighed for at gøre det automatisk.
- Et arkiveret kursus, der manuelt gendannes (flyttes ud af kursusarkivet), uden at hierarkigruppen sendes til integrationen igen, vil blive gendannet uden hierarkisynkronisering. Og da integrationen "ikke ved noget om det", skal kurset arkiveres manuelt igen, hvis du ønsker, at det skal arkiveres.
Særlige overvejelser vedrørende MIS/SAS
Der er nogle særlige overvejelser vedrørende nogle MIS/SAS om at ændre indstillinger for at "trigge" data til det korrekte skoleår.
Tjek med din leverandør, om der skal foretages ændringer i din IMSE-integration, og informer supporten, hvis de skal gøre noget på itslearning -siden af integrationen.
Hvis din integration har brug for særlig pleje, før du ændrer skoleåret, bedes du informere Itslearning support, så tilføjer vi din integrationsopsætning til en intern "Planlagt opgaveliste" for at foretage de nødvendige ændringer på den korrekte dato.
Ændring af MIS/SAS?
Bemærk! Hvis du ændrer MIS/SAS, skal du ændre din IMSE-konfiguration.
Sørg for at underrette itslearning i god tid om eventuelle ændringer i MIS/SAS. Denne forhåndsbesked er afgørende for, at vi kan implementere de nødvendige ændringer i integrationen på vores hjemmeside, for at lette ændringer i datakilder/id'er osv.
Det omfatter opsætning af testmiljøer med en testintegration for at teste, om de nye data vil medføre store ændringer eller ej.
Ændringer i MIS/SAS, der kræver ændringer i din IMSE-integration, er en ændring, der skal betales for, og som skal aftales med din KAM, og arbejdet skal udføres af integrationskonsulenterne.
Sørg for at informere os om eventuelle ændringer i din MIS/SAS-integration i god tid inden det nye skoleår.